Comunemente si pensa vi sia una sinonimia tra i termini budget finanziario e pianificazione delle spese. Di fatto, nonostante siano entrambi usati per indicare una migliore e più efficiente amministrazione del denaro, a detta di un esperto di budgeting, si tratta di due concetti estremamente diversi. Per questo motivo, è importante fare chiarezza sulle loro differenze, per capire quale sia la soluzione adeguata alla propria organizzazione delle spese.
In questo articolo, grazie alla collaborazione con Federico Naidi, specializzato in gestione delle risorse umane ed organizzazione aziendale, verranno presentate le definizioni di entrambi i termini, budget e pianificazione, e proposti degli esempi pratici. Con le nozioni fornite sarà possibile eseguire un confronto, che permetterà di comprendere la natura di entrambe le pratiche. Lo scopo è di fornire delle informazioni utili che permettano di intraprendere delle scelte responsabili ed informate, così da poter godere di finanze solide.
Conoscere gli obiettivi
Considerando che la creazione di una pianificazione delle spese non è congruente con l’assunto di base del budget, è importante comprendere che un budget è pensato per essere ideato a priori, invece una pianificazione delle spese a posteriori. Quindi, per dare una definizione di budget e pianificazione finanziaria è utile guardare al loro obiettivo:
Se un budget è un processo che contribuisce alla riduzione dei costi, la pianificazione ha lo scopo di aggiungere valore.
Gli obiettivi del budget
Nello specifico, un budget è il risultato strategico che, solitamente, viene impiegato per gestire un’impresa con scadenza annuale. È uno strumento di controllo che richiede lunghi tempi di redazione e un alto livello di attenzione nell’elaborare i parametri nei minimi dettagli, affinché sia accurato e allineato agli obiettivi aziendali. Per questo motivo, il risultato è un metodo di allocazione delle risorse finanziarie rigido, che difficilmente permette di apportare modifiche. Nonostante questa rigidità permetta una struttura solida e una guida finanziaria, essa crea anche barriere, che diventano numerose nel caso di grandi aziende. Infatti, ogni dipartimento ha il proprio budget e la mancanza di comunicazione costringe ad una minore collaborazione.
L’equilibrio tra efficienza ed efficacia si perde con l’impiego di un budget; invece, è mantenuto con la pianificazione finanziaria.
Gli obiettivi della pianificazione delle spese
Se un budget può essere la scelta migliore per una realtà aziendale, la pianificazione delle spese è l’alternativa che è suggerita ai privati, essendo volta all’ottimizzazione – che facilita la creazione di un equilibrio tra efficienza ed efficacia –.
Una pianificazione è uno strumento ideato per avere chiarezza sulle spese da sostenere e facilitarne l’organizzazione.
In genere, è elaborato su base settimanale o mensile, così da poter tenere sempre traccia delle entrate e delle uscite, che variano nel breve periodo. Ciò rispecchia le esigenze di un individuo, per il quale è impensabile affidare la propria amministrazione delle spese ad un piano così inflessibile come un budget. Quindi, la soluzione è un piano in continua evoluzione che trasforma il presupposto del ridurre le proprie spese nel pianificare le stesse spese in aggiunta di valore al proprio portafoglio.
Le peculiarità di budget e pianificazione
Un budget è un mezzo basato sul principio di salvaguardia, attraverso il quale si può fornire motivazione. Nel contesto aziendale, è fondamentale motivare il manager (o i manager). Per fare questo, spesso si sceglie di sfruttare la caratteristica stimolante di un budget che, attraverso obiettivi chiari, guida i dipendenti al successo. Un budget è costruito su scelte prese nel passato ed è pensato per migliorarle, senza dover fissare obiettivi futuri.
Una domanda emblematica nella creazione di un budget è “dove vogliamo spendere meno?” e la risposta la si trova analizzando le spese sostenute nel passato.
Diversa è la natura della pianificazione, che è un concetto astratto e volto con lo sguardo sul futuro. È anche da considerare il fatto che una pianificazione porta ad un budget. Si tratta di un processo costruito dal sommarsi di diverse pianificazioni a breve termine che portano all’elaborazione di un risultato basato sul lungo termine, che è il budget.
Chi dovrebbe fare uso del budget e chi della pianificazione?
Come è emerso definendo il budget, esso è per natura più incline ad essere una scelta aziendale. Infatti, la sua struttura difficilmente mutabile non permetterebbe ad una famiglia o ad un individuo di adattare il piano alle incombenze. Ecco perché la pianificazione risulterebbe essere la scelta adeguata a loro. Tuttavia, la scelta di un budget è ancora possibile laddove vi siano o personalità che necessitano di sentirsi controllati, senza deviare minimamente dalla propria organizzazione delle spese, per trovare la serenità finanziaria.
In questi casi è, però, bene tenere presente che un budget personale dovrebbe comunque essere elaborato guardando al lungo periodo.
Infatti, un budget prevede il dover investire in modo significativo il proprio tempo e le proprie risorse. Quindi, la sua redazione renderebbe l’investimento sprecato, nel caso in cui un orizzonte temporale a lungo termine non fosse previsto. Si può dire che la lungimiranza nel processo di budgeting è fondamentale nel vedere tale investimento massimizzato.
Per esempio, si prenda in considerazione anche la circostanza in cui vi è in progetto di accendere un mutuo, che non va fraintesa con la volontà di raggiungere l’ottenimento di un mutuo come obiettivo. La decisione di preferire un budget ad una pianificazione non dipende solo dall’inclinazione del soggetto verso un’attitudine volta alla necessità di una sorveglianza costante delle proprie finanze, ma anche dalle scelte finanziarie che si decidono di intraprendere. Quindi, nel momento in cui una famiglia o un individuo decide di prendersi un impegno a lungo termine come quello del mutuo, un budget potrebbe andare d’accordo con tale decisione.
In quanto strumento di controllo, si tratta dell’alleato perfetto nel momento in cui si raggiunge un obiettivo e lo si vuole tenere sotto controllo.
È, comunque, importante l’educazione al risparmio. Dunque, bisogna avere una preparazione e una formazione finanziaria tale da permettere di capire quando sia il caso di implementare un budget e quando sia da preferire una pianificazione. Sicuramente non è consigliabile dedicare del tempo ad un budget con l’obiettivo di potersi permettere una vacanza.
Esempi pratici
Venendo all’atto pratico, di seguito vengono proposti due esempi per rendere più chiara la differenza tra budget e pianificazione:
Un budget è un piano con struttura ad albero volta al limitare le spese. Quindi, adattandolo ad una situazione individuale – e non aziendale – possiamo pensarlo come il processo che porta alla realizzazione dell’obiettivo di limitare le spese per cibo e bevande a 1.000€ al mese.
L’elaborazione del piano inizia con una domanda generale, come “quali sono le spese sostenute mensilmente per cibi e bevande?”, e a partire dalla risposta, ad esempio con una categorizzazione delle spese, “ristoranti, bar, locali, …”, è possibile identificare la spesa per ciascuna categoria, comprendendo i punti critici e gli alimenti o le bevande che, in particolare, hanno compromesso in passato la realizzazione del budget. Ciò porta al controllo di ogni singola spesa, attraverso la gerarchizzazione di tutte le spese, ed è un processo che richiede lungo tempo e notevoli competenze in materia. È per questo che è sconsigliabile per la regolare amministrazione mensile delle finanze personali.
La pianificazione, diversamente dal budget, è un piano volto all’aggiunta di valore alle proprie spese da un punto di partenza attuale. Dunque, la prospettiva non sarà più il voler limitare le spese per alimenti a 1.000€ al mese, bensì voler spendere, per esempio, 1.000€ nel prossimo mese. Una volta definita la somma da valorizzare, si procede, così, all’allocazione delle risorse alle diverse attività del quotidiano, o della settimana.
In conclusione
Un budget è uno strumento con un grande potenziale, perfetto per controllare le spese nei minimi dettagli. Purtroppo, per padroneggiarlo è necessario avere buone conoscenze in materia.
Un budget di qualità richiede formazione.
È per questo motivo che una pianificazione delle spese è preferibile nel caso in cui la necessità sia personale e non aziendale. Infatti, una persona esterna, che possiede, quindi, le competenze utili ad elaborare un piano personalizzato, non sarebbe in grado di fare un’analisi accurata, basandosi sui dettagli delle spese. Questo perché, nella maggior parte dei casi gli individui, o le famiglie, non sarebbero disposte a condividere ogni singola spesa sostenuta giornalmente – che implicherebbe anche i singoli alimenti comprati al supermercato –. Ecco che una pianificazione diventa più fattibile e le conoscenze per poterla implementare più facili da accedere, esistendo molti modelli di risparmio da cui iniziare.
Bisogna tenere presente che preferire una pianificazione ad un budget, o viceversa, non dipende solo dal dispendio di tempo e dalle competenze richieste, ma anche dall’obiettivo finale per cui si decide di implementare un piano di spesa, che può essere identificato nell’aggiunta di valore per la pianificazione e nella riduzione delle spese per il budget.
Conoscere gli strumenti finanziari permette di avere una visione più chiara della loro utilità, permettendo di sfruttare a pieno il loro potenziale. Solo così le decisioni prese saranno responsabili e giuste per la propria situazione finanziaria.
Annamaria Malvestio al momento sta studiando Finanza presso la Southern Denmark University. Ha iniziato la sua carriera nella finanza in Credem Banca ed attualmente è Junior Financial Analyst presso Intelligent Banker, dove aiuta i clienti a prendere scelte finanziarie intelligenti.
